Med Copilot for Microsoft 365 vil du få ansatte som er mer effektive, mer nøyaktige og mer motiverte. Så lenge du gjør det riktig, og unngår disse fallgruvene.
Oppgaver som tar én time i dag, kan du gjøre på ett minutt med Copilot for Microsoft 365. Vi hører rundt oss at det kommer til å ta helt av, men at det også kan eksplodere hvis du ikke er forberedt.
De siste månedene har vi i Veni derfor forberedt oss på at Copilot for Microsoft 365 skal lanseres til bruk for små og mellomstore virksomheter. Vi ser enorme muligheter med Copilot, men også noen utfordringer. Der andre dataprogrammer og IT-løsninger kan bli forsiktig testet og lansert internt i bedrifter, er det en rekke elementer som ikke bare bør, men MÅ være på plass før Copilot for Microsoft 365 lanseres.
Skyndte seg sakte
I likhet med politimester Bastian, bør bedrifter også bruke god tid og tenke nøye gjennom tingene før de setter i gang. Der ambisjonene er skyhøye, er fallgruvene nesten like dype, og her tror vi mange bedrifter ufrivillig kommer til å skynde seg med å gjøre feil.
Derfor er derfor viktig å luke ut barnesykdommene før det slippes ut til alle ansatte og alle avdelinger. Copilot of-of-the-box for Microsoft 365 gir tilgang til alle dokumenter og alle verktøy med en gang. Dette bør unngås.
Fem fallgruver å unngå:
Her er fem fallgruver du bør unngå når du lanserer Copilot for Microsoft 365 i din virksomhet:
#1 Ingen omtanke for datasikkerhet, identitets- og tilgangskontroll
Vet du hvem som har tilgang til hvilke verktøy, mapper og filer? Hva skjer med tilganger når ansatte slutter eller bytter avdeling? Har eksterne konsulenter eller kunder full tilgang til filsystemet? Hva med tidligere ansatte? Se for deg et cyberangrep, som gjør at en aktør får tilgang til en brukerkonto med Copilot som har tilgang til bedriftens dokumenter - dette øker effektiviteten til et angrep og eksfiltrering av data betraktelig.
Med Copilot for Microsoft 365 kan du øke produktiviteten til de ansatte, men dersom du slipper Copilot løs på de ansatte uten å tenke på tilgang og datasikkerhet, vil du fort få et mareritt. For store virksomheter kan dette være en stor jobb. For små og mellomstore bedrifter vil dette i mange tilfeller være et nytt fagfelt å sette seg inn i.
#2 Manglende opplæring av ansatte
I organisasjoner er alle medarbeidere på sett og vis aktive deltakere i bruk og håndtering av data. Data behandles ikke av ett sentralt IT-system men er et resultat av bruken blant ansatte i organisasjonen. Det betyr også at det er nødvendig med bred datakompetanse, slik at ansatte skjønner hva data er og hvordan det håndteres.
Når Copliot for Microsoft 365 lanseres er det en viktig del å se på datakompetanse i organisasjonen og hva som trengs av opplæring. For at ansatte skal være bedre rustet til å kunne definere hva som er relevante data, men også forstå mer om hvordan dårlig datakvalitet gir dårlige resultater.
#3 Personalavdeling og ledere med slapp holdning til sensitiv persondata
Noen bedrifter har gode rutiner og programvare som profesjonaliserer HR-arbeidet. Andre jobber i mapper og filer på SharePoint og Teams. Uten en grundig omtanke og vurdering av slik praksis kan sensitiv data raskt havne på avveie.
Sykdomshistorikk, referater fra 1-til-1 samtaler, lønnssamtaler og pasienthistorikk - i beste tilfelle kan det bli noen flaue øyeblikk, i verste fall kommer arbeidstilsynet på besøk.
Det er potensielt mange skjulte skjeletter i skapene der ute, og Copilot er kanskje ekstra godt rigget for å finne dem. Her gjelder det å være forberedt!
#4 Utro tjenere får en MYE enklere jobb med Copilot for Microsoft 365
Spør Copilot: "list ut alle kundene våre med kontaktinformasjon og komplett ordrehistorikk», og du får svar på minutter. Men dette er ikke informasjon som alle ansatte skal ha tilgang til. I hvert fall ikke ansatte som har sluttet og er på vei ut dørene.
Se også punkt 1 og 5.
#5 Du har bare en Copilot for Microsoft 365, og alle ansatte får flat tilgang til den
Dess større virksomheten er, dess større utfordring kan det bli. Hvis Copilotens omfang blir for stort, blir søkene du ber den utføre fort utvannet, og du sitter igjen med unøyaktig data og store tekstdokumenter som sårt trenger redigering.
Med Copilot Studio kan avdelinger, prosjekter eller andre organisatoriske enheter lage sine egne spesifikke Copilots. Disse får en avgrenset data å forholde seg til og dermed et avgrenset søk som vil gi mer nøyaktige svar.
Bli Copilot Ready med Veni
Der andre IT-leverandører har slåss om å komme først til markedet, har vi i Veni tatt en mer strategisk og langsiktig retning med Copilot for Microsoft 365.
Med tjenesten Copilot Ready bistår Veni nå virksomheter med å klargjøre seg for Copilot for Microsoft 365. Vi ser på alt fra et teknisk perspektiv - datastrukturer, ulike avdelingers behov og vurderinger av applikasjonssammensetningen hos den enkelte virksomhet. Deretter presenteres funnene samt forslag til veien videre.
Vi gir deg spillereglene slik at du kan ta de beste beslutningene for din virksomhet.
Hva er Copilot for Microsoft 365?
Copilot for Microsoft 365 er en kraftig AI-assistent som integreres sømløst i Microsoft 365-økosystemet. Den kombinerer avansert maskinlæring, naturlig språkbehandling og kontekstforståelse for å hjelpe brukere med oppgaver som skriving, søk, kodeutvikling og mer. Når Copilot integreres med verktøyene du bruker hver dag, som PowerPoint, Outlook, Excel, Teams og mer, er Copilot mer enn bare et verktøy. Copilot for Microsoft 365 er en kreativ partner som forstår dine behov og gir intelligente forslag.
Copilot for Microsoft 365 kan forenkle e-posthåndtering i Outlook, og forbedre dokumentoppretting i Word ved å foreslå forbedringer og skrive lange tekster basert på instruksjoner. I Teams kan Copilot foreslå real-time tips og triks underveis i møter, og med Copilot Studio får du muligheten til å bygge tilpassede copiloter til bruk for egne avdelinger eller prosjekter. Mulighetene er uendelige.
Les også: 4 ting dine ansatte må tenke på for å øke sikkerheten