Aero Norway slet med ineffektive arbeidsprosesser, uoversiktlig filstruktur og utfordringer med dokumenthåndtering. Med hjelp fra Venis Microsoft 365 Digital Coach-team har selskapet transformert måten de jobber på. Nå står samarbeid, deling og effektivitet i sentrum – med Teams som deres nye digitale arbeidsplass.
Utfordringen: Ineffektive prosesser
Aero Norway sto overfor ineffektive arbeidsprosesser hvor dokumenter stadig ble sendt frem og tilbake på e-post. Dette førte til duplikater, feil, og ikke minst frustrasjon. Når det var tid for å få ting gjort, brukte de mye tid på å lete etter riktig versjon av dokumentet, og lite tid på faktisk arbeid.
Med mange avdelinger, flere brukere og tonnevis av data spredt over filservere, var det lett å miste oversikten. Hver avdeling hadde sin egen filstruktur, og i mange tilfeller lå filene lokalt på PC-en til hver ansatt.
- Vi hadde en omfattende filstruktur, og alt lå i forskjellige avdelinger. Det ble tungvint å styre tilgang, og det var ikke effektivt. Løsningen ble hjelp av Venis Microsoft 365 Digital Coach-tjeneste, sier Gunnar Johan Eriksson, økonomiansvarlig i Aero Norway.
Løsningen: Effektivitet gjennom smartere samarbeid
Veni gikk inn med et mål om å forvandle måten Aero Norway håndterte dokumenter og samarbeid på. Løsningen var enkel, men virkningsfull; effektiv bruk av Microsoft Teams. Ansatte i Aero Norway fikk også skreddersydd opplæring og personlig veiledning for å lære hvordan Teams kunne brukes til å samle all dokumenthåndtering på ett sted. Nå kunne de jobbe i et dokument samtidig, uten å lage en haug med kopier.
Kjetil Detlie, IT-ansvarlig i Aero Norway, mener overgangen var betydelig, men nødvendig: - Dokumentsystemet vårt var lite effektivt. Alt lå på en filserver. Det ble vanskelig å organisere og håndtere effektivt.
Varierende kompetansenivåer – en utfordring, men ikke en hindring
Aero Norway er en organisasjon der ansatte har varierende teknologikompetanse. Dette skapte en utfordring da ikke alle var komfortable med overgangen til Teams. Noen tok raskt i bruk de nye verktøyene, men andre trengte mer tid og opplæring.
- Vi vil skynde oss litt langsomt for å få alle med, for ellers blir det demotiverende, sier Eriksson, med henvisning til hvordan Digital Coach-tjenesten ble tilpasset opplæringen til den enkeltes behov.
Resultatene så langt
Med god hjelp fra Venis Digitale Coach-team tok det kort tid før de ansatte innså fordelene med den nye arbeidsflyten. Teams har blitt deres hub for samarbeid, med dokumentdeling, varsling og sanntidsredigering som nøkkelfunksjoner. Og kanskje det beste av alt, de slipper å tenke på hvilken versjon som er den nyeste.
- Det største fortrinnet vi har sett så langt, er å få filene våre over i Teams. Nå kan flere jobbe samtidig uten å sende dokumenter frem og tilbake, sier Eriksson.
- Vi har startet en reise, men vi har langt igjen. Det kommer til å ta tid før vi er helt oppe på det nivået vi ønsker, avslutter Eriksson.
