Hvordan håndtere en hybrid arbeidsplass

Det har skjedd mye i måten vi jobber på de siste årene. Før pandemien jobbet vi stort sett fra kontoret, inntil pandemien tvang oss på hjemmekontor. Vi måtte kaste oss rundt og ta i bruk nye verktøy og systemer, som for mange førte til lite gjennomtenkte avgjørelser.

Ledere i små og mellomstore bedrifter sitter med mye rot og frustrasjoner som følger av dette. Ryddighet og oversikt er viktig for at ansatte skal trives, og det har nå blitt en kamp om å beholde talentene. 

I tillegg krever ansatte i dag å få jobbe i en hybridversjon, med både hjemmekontor og kontoret som arbeidsplass. 

Så hvordan skal du som leder håndtere dette? La oss ta en titt på de mest vanlige utfordringene, samt hva du kan gjøre for å løse disse. 

Utfordringer

Flere ting går igjen hos bedrifter som har måttet gjennomgå disse drastiske endringene de siste årene:

• Ledere og IT-ansvarlige har ikke oversikt over hva som skjer. Hvor mange dokumenter er delt eksternt uten utløpsdato på delingen? Hvilke programmer og verktøy betaler vi lisenser for?
• Frustrasjon hos ansatte som ikke har fått tilstrekkelig opplæring på nye verktøy. Dette kan føre til at de dropper å ta i bruk verktøyene, og i verste fall tar i bruk tilsvarende verktøy som de allerede kjenner til, men som bedriften ikke har godkjent. Dette kalles «Skygge-IT», og kan føre til at bedriften betaler lisenser for to tilnærmet like verktøy.
• Kaos i verktøyene som brukes på arbeidsplassen som følge av at alt ble hastet til skyen under pandemien. Hvilke verktøy og retningslinjer er det egentlig vi skal forholde oss til? Og hvordan bruker man dem?

Kilde: How to Unlock Asynchronous Collaboration av Microsoft

Les også: Hvorfor er digitalisering viktig i en vanlig norsk bedrift? 

Hva kan du gjøre?

Verktøy og programmer skal hjelpe dine ansatte i arbeidshverdagen, ikke frustrere. For å unngå dette bør du tenke på følgende:

• Definere retningslinjer - hva er lov og hva er ikke? Og hvilke verktøy/programmer brukes til hva? Det er viktig at dette ikke kun diskuteres med IT, men også HR, markedsføring, salg og andre avdelinger.
• Opplæring og kontinuitet. Lær opp ansatte i verktøyer og systemer som skal brukes, og sett av tid til oppfriskning. Det nytter ikke å kjøre opplæring på et program i det det implementeres, for så å slippe alt. Systemer og programmer oppdateres stadig, og krever derfor at ansatte kontinuerlig blir opplært i nye funksjoner.
• Kommunikasjon. Legg til rette for at dine ansatte bruker de verktøyene bedriften har investert i, og at de ser verdien i disse verktøyene. 

Les også: Hva er din bedrifts sikkerhetsscore? 

Hvordan gjør du det?

Det første du bør gjøre er å tenke på det grunnleggende. Sørg for at du har en klar visjon om hva en moderne arbeidsplass er for din bedrift, og at alt på arbeidsplassen skjer på en sikker måte. Deretter definer du retningslinjene. 

Når du har dette grunnlaget på plass, går du videre på utførelsen. Implementer retningslinjene og reglene, rydd opp i det nåværende miljøet ditt, planlegg opplæring, kursing og oppfølging, og lanser gradvis verktøy du ønsker at bedriften skal bruke. Under dette arbeidet kan du alltid falle tilbake på de grunnleggende beslutningene for å sjekke om du er i rute eller ei. 

Alt dette kan du selvsagt gjøre selv, men det krever tid, ressurser, kompetanse og budsjetter. Alternativt kan du få hjelp av eksterne aktører som driver med dette daglig, og som kan hjelpe deg å oppnå det Microsoft kaller «Modern Workplace». 

Microsoft definerer dette som en bedrift som har et driftsoppsett som er profesjonelt utformet for å møte både de fysiske og teknologiske behovene til både virksomheten og dens ansatte. De legger altså til rette for at ansatte skal ha mulighet til å gjøre sitt beste arbeid døgnet rundt – der de er. 

Les også: Hvordan stoppe 98% av cyberangrep mot din bedrift

Kort sagt

Etterdønningene av pandemien og ansattes ønske om en hybridversjon av hjemmekontor/kontor krever at du som leder av bedriften legger til rette slik at talentene ikke rømmer til konkurrentene. 

Dette kan du sikre ved å sette opp retningslinjer for hvilke verktøy og systemer bedriften skal bruke, og sikre at alle ansatte får grundig opplæring i hvordan de skal brukes. På den måten fjernes mye av frustrasjonen som kan oppstå som følge av kaoset pandemien førte med seg.